kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
View EONOMIC 123 at Borobudur University. ALAT PENYIMPANAN KHUSUS Pengertian • Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentukbentuk yang
Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan 18 kembali arsip secara umum menurut Wursanto 2006 265-266 adalah sebagai berikut 1. Folder atau map yang digunakan untuk menyimpan warkat yang sejenis atau arsip yang disusun di dalam filling cabinet. 2. Filling cabinet, untuk menyimpan warkat atau arsip yang telah dihimpun dalam folder 3. Ordner, yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang akan disusun di rak arsip 4. Rak arsip, digunakan untuk menyusun ordner secara vertical lateral. 5. Guide, digunakan sebagai petunjuk penyimpanan warkat atau arsip sesuai pola yang telah ditetapkan 6. Kotak kartu kendali, digunakan untuk menyimpan kartu kendali. 7. Kotak box arsip Secara kompleks, menurut Sedarmayanti 2003 44-65 peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain 1. Filing Cabinet, lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. 2. Ordner, semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip, dan didalamnya terdapat besi untuk mengait arsip yang telah diperforator/dilubangi pinggirnya. 3. Letter Try baki surat, semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 4. Safe Keeping brankas, lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia. 5. Rak buku lemari terbuka, rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya. 6. Lemari Arsip, lemari yang terbuat dari kayu atau mental, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. 7. Visible Record Cabinet, tempat menyimpan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet. 8. Compact Rolling Shelving Roll-O-Pact, Lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. 9. Rotary Filing System, Sistem file bertingkat vertikal, yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong. Memakai sistem retracting door pintu bergeser ke dalam, sehingga tidak menyita tempat. 10. Compact Rotary Filing, sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari. 11. Mobiplan Filing System, alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal digantungkan. 12. Vertical Plan Filing System, lemari terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal digantungkan. 13. Data plan Tray Filing System Kardek, semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal. 14. Retrix, alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya. 15. Memory Writer Mesin Tik Elektronik, mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. 16. Microfilm, suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 17. Computer, rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. 18. Desk Tray, tempat untuk menyimpan arsip. yang dapat diletakkan di atas meja atau di atas peralatan lainnya. 19. Rollafile Trolley, tempat untuk menyimpan map arsip, yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah serta tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan Wursanto, 2006 272. 20 Menurut Mulyono, dkk 2011 57 - 58, kerusakan arsip secara fisik terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. 1. Faktor internal yaitu, kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak. Hal ini disebabkan oleh unsur berikut ini a Unsur kertas, ini berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip menjadi penyebab percepatan rusaknya arsip. b Unsur tinta, ini berarti tinta yang digunakan untuk menulis arsip dapat menjadi penyebab cepat atau lambatnya kerusakan arsip. c Unsur perekat, ini berarti perekat yang digunakan untuk pemberkasan menjadi penyebab rusaknya arsip. 2. Faktor eksternal, ini berarti kerusakan arsip disebabkan hal-hal diluar arsip yang bersangkutan. Penyebab kerusakan arsip dapat terjadi karena hal-hal berikut ini a Kondisi lingkungan, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh lingkungan tempat penyimpanan arsip tidak mendukung keawetan arsip. b Sinar matahari, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh sinar matahari. Arsip yang terkena sinar matahari langsung mudah rusak. c Debu, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh debu yang menempel di kertas arsip. d Serangga, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh serangga tertentu yang suka makan kertas. e Tumbuhan jamur, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh tumbuhan jamur yang tumbuh di kertas arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara berikut ini Sularso dkk, 2011 59-60 1. Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. 2. Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip dengan menggunakan racun serangga. 3. Tindakan preventif, ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. 4. Tempat dan letak arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan tempat arsip yang memadai. 5. Kondisi arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan menjaga kondisi arsip tetap prima.
Untukmemeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:MACAM – MACAM MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab bagian yang menonkjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Caracek e-KTP online lainnya dengan menggunakan SMS atau WhatsApp. COM - Nomor Induk Kependudukan atau NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang. Tahap dan syarat untuk mengubah data e-KTP atau sekadar . Ternyata, cek nomor BPJS Ketenagakerjaan dengan KTP bisa dilakukan. Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut - Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map - Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter - Folder Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. - Hanging folder Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Ordner Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 7. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi - stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. - stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. - stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut - Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. - Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. - Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 11. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 12. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. - Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. - Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Demikian Macam-macam / Jenis-jenis alat Kearsipan yang dapat kami sajikan, semoga kita lebih bijak dalam menggunakan peralatan arsip karena kita sudah lebih memahaminya. Olehkarena itu air yang akan digunakan harus disiapkan agar memenuhi standar kebutuhan tersebut. Tambak ini menggunakan tandon sebagai penampung air sekaligus untuk pengendapan dan biofilter sebelum air digunakan untuk pemelliharaan. Air yang digunakan hanya berasal dari air laut dengan metode closed system (resirkulasi air tertutup). Bagi suatu perusahaan ataupun lembaga pemerintahan, arsip termasuk bagian penting dari tata kelola administrasi yang baik. Arsip diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda yaitu archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, archium, yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Awalnya, pengertian arsip menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, tetapi saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Meski dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat berbentuk audio, video, dan dokumen digital, namun masih banyak dokumen-dokumen berbentuk fisik yang digunakan sehingga perlu diarsipkan agar tersimpan dengan baik. Semakin banyaknya arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan, maka semakin diperlukan juga manajemen pengelolaan arsip yang baik melalui sistem kearsipan. Kearsipan sendiri adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang dapat diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, perusahaan maupun perseorangan. Umumnya, arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu badan disimpan oleh bagian atau unit yang memproduksi informasi tersebut dan dikelola oleh satu bagian khusus yang melakukan pengelolaan arsip termasuk penyimpanan arsip. Agar sistem kearsipan dapat berjalan secara optimal maka dibutuhkan satu alat untuk penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan kotak atau boks arsip. Kotak arsip adalah perangkat penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang termasuk dalam kategori arsip atau dokumen yang telah bersifat inaktif. Berikut adalah 3 fungsi penting dari kotak arsip 1. Tempat penyimpanan arsip agar rapi Fungsi utama kotak arsip adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat inaktif. Selain itu, dengan menggunakan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan mempercepat proses pencarian dokumen Dengan menggunakan kotak arsip, Anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu, sehingga tidak hanya memudahkan dalam proses penyimpanan, tetapi juga dapat mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Terhindar dari kerusakan Dengan menggunakan kotak arsip maka dokumen dan arsip yang disimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Oleh sebab itulah, kotak arsip menggunakan bahan khusus untuk membuat arsip yang disimpan tetap awet dan tahan lama. Boks arsip biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, tetapi umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Bahan dan ukuran boks arsip yang digunakan pun harus sesuai standar. Tidak hanya bahan dan ukuran, standar boks arsip juga meliputi spesifikasi, klasifikasi, bentuk dan rancang bangun, fungsi dan cara penggunaan. Standar ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berdaya guna. Tujuan dari dibuatnya standar boks ini adalah agar lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, dan swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Standar boks arsip diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip. Spesifikasi bahan pembuatan boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan SNI 14-0094-1996 Spesifikasi Kertas Medium, serta keadaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang, dan tidak kisut. Sedangkan klasifikasi berdasarkan bahan dasar nilai ketahanan tekan lingkar pada arah silang mesin dan ketahanan tekan datar kertas medium bergelombang. Kertas medium sendiri terbagi menjadi 2 kelas, yaitu kelas A dan kelas B. Berikut ialah tabel klasifikasi bahan dasar boks arsip KelasGramatur G/M2Tebal MmKetahanan Tekan Lingkar Ring Crush Kgf NKetahanan Tekanan Datar Uji Concora Kgf NA1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,2711,2 11012,5 12315,0 14711,2 11012,54 12214,7 145B1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,277,8 778,8 8610,5 1037,8 778,7 8510,5 103 Sementara itu, ukuran boks arsip dibedakan atas 2 macam, yaitu kecil dan besar. Berikut ialah tabel klasifikasi ukuran boks arsip UkuranPanjang cmLebar cmTinggi cmBoks Arsip Kecil37927Boks Arsip Besar371927 Bentuk boks arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara, setiap boks arsip harus memiliki ventilasi udara yang dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, sedangkan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm. Sementara itu, warna dasar boks arsip biasanya warna yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap, seperti coklat, coklat muda, dan biru muda. Biasanya boks arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks arsip. Untuk boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedangkan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm. Dengan menggunakan boks arsip, maka penyimpanan arsip ke dalam lemari arsip pun semakin mudah. Oleh sebab itulah, boks arsip menjadi salah satu perangkat penyimpanan yang bersifat sangat penting. Tidak hanya memudahkan proses pencarian jika dibutuhkan, boks arsip juga membuat dokumen-dokumen lebih aman dan tidak mudah rusak. Oleh karena itu, bahan yang digunakan untuk membuat boks arsip pun haruslah berkualitas agar arsip di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Kantor Anda sedang membutuhkan boks arsip yang sesuai dengan standar arsip nasional? Tak perlu khawatir! Konsultasikan segera kebutuhan Anda dengan FANFEIF sebagai penyedia boks arsip yang sudah berpengalaman. Untuk solusi terpercaya dalam memenuhi kebutuhan Anda dengan boks arsip yang berkualitas PT. FANFEIF ANAK NUSANTARA KARTON Jl. Mawar RT/RW 003,006 Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya Bekasi, Indonesia Telephone 021 8262 6715 0821 1202 0122 Email fanfeifkarton Sumber Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Apa Itu Sulistyo Standar Boks Arsip Berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 tahun 2000 Tentang Standar Boks Personal Blog Kepka ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP. b Metode yang mencegah hilangnya kelembapan/surface sealing Metode ini terdiri dari beberapa cara: o Melapisi dengan lapisan waterproof/plastik film, dapat digunakan untuk merawat beton struktural dan permukaan horisontal yang memiliki bentuk relatif sederhana. Lapisan yang digunakan harus cukup besar untuk menutup permukaan dan tepi-tepi beton. Apa saja peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan? Tentu saja sangat banyak. Namun, setidaknya dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe peralatan kearsipan. Apa saja itu? Silakan simak artikel ini selengkapnya. Secara prinsip, dalam penataan dan penyimpanan arsip dibutuhkan peralatan dan perlengkapan yang mendukung penyimpanan dan penggunaan arsip secara berkelanjutan. Peralatan dan perlengkapan tersebut harus disesuaikan dengan bentuk fisik dan jumlah arsip yang akan disimpan. Dewasa ini ada dua bentuk arsip, yakni arsip manual dan arsip digital. Arsip manual adalah arsip yang berbentuk fisik seperti kertas, microfilm, pita kaset, dan sebagainya. Sedangkan arsip digital adalah arsip yang merupakan data digital yang simpan dalam alat penyimpanan tertentu yang tentu saja bersifat elektronik, namun tetap saja berupa alat fisik. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan kedua bentuk arsip ini juga berbeda dari segi fisik dan material bahannya. Kelompok peralatan manual lebih bervariatif baik secara bentuk, ukuran, dan kegunaan. Sedangkan penyimpanan arsip digital lebih praktis dan ringkas. Sebelum mengenal lebih jauh tipe peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan digunakan, antara lain Bentuk alami dan arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan penggunaan arsip disimpan di file aktif dan file dan fasilitas penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi.Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk dan letak tempat penyimpanan untuk arsip perlindungan terhadap arsip yang disimpan. Amsyah, 2003Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 tiga tipe perlatan penyimpanan kearsipan, yaitu 1. Penyimpanan Tegak Vertical File Penyimpanan tegak adalah tipe penyimpanan arsip secara vertikal. Tipe ini banyak digunakan oleh organisasi atau kantor karena dianggap praktis dan tidak banyak makan tempat. Ada beberapa jenis lemari arsip yang penyimpanannya secara vertikal sebagai berikut Lateral filing cabinet. Lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan Rotary Filling Cabinet. Tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali idak banyak menghabiskan tenaga. Contoh Drawer Flling cabinet. Lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar masuk. Laci terdiri atas 2 laci sampai dengan 5 laci. Setiap laci dapat memuat sekitar 20 – 40 guide, 40 – 50 folder, dan setiap folder dapat memuat maksimal 75 lembar Vertikal Plan File. Lemari untuk menyimpan gambar tekhnik ukuran A1 – A0, seperti gambar desain bangunan, mesin, peta, dan lain-lain. Ukuran lemari sekitar 180 x 20 x 0,6 meter, dapat menampung bagan/peta sekitar seribu lembar. Unuk mengatur tatanan secara vertikal, diperlukan alat bantu sebagai penggantung. Setiap ujung atas diber/ditempe karton untuk gantungan dan sekaligus sebagai tempat untuk menulis kode yang menunjukkan jati diri 2. Penyimpanan Mendatar Horizontal File Penyimpanan mendatar adalah tipe penyimpanan arsip secara horizontal. Tipe ini banyak digunakan untuk arsip-arsip yang dianggap penting dan mudah rusak. Secara kapasitas penyimpanan, tipe ini memuat lebih sedikit dibandingkan dengan tipe vertikal. Contoh Penyimpanan Elektrik Power File Penyimpanan elektrik adalah tipe penyimpanan yang memerlukan tenaga listrik dalam pengoperasiannya. Tipe ini banyak dipergunakan oleh organisasi atau kantor yang berskala besar. Meski berbiaya mahal, tipe ini dapat menggantikan fungsi kerja arsiparis, terutama dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. File elektrik terdiri dan 3 tiga model dasar File kartu, yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu. File kartu banyak dipergunakan untuk menyimpan informasi mengenai langganan, misalnya kartu pasien di rumah sakit atau dokter praktek. Tenaga listrik dipergunakan untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang diperlukan. Contoh File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau struktural khusus dipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip, tidak hanya satu bentuk arsip seperti pada file kartu. Model baru dan file jenis ini dilengkapi semacam mata listrik, dan dengan menekan sebuah tombol, lokasi kotak yang diinginkan dapat diketahui. Suatu alat penemuan kembali kemudian bekerja menghubungi kotak penyimpanan dan mengirimkannya kepada petugas. File struktural dibuat khusus untuk dipergunakan bagi keperluan-keperluan tertentu dan kegiatan manajemen kearsipan. Contoh File mobil file bergerak. Untuk kelompok arsip yang sering diperlukan, dapat menggunakan file mobil yang elektrik, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobil dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sehingga dapat dibuat gang di antara 2 dua rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari informasi. Contoh Belajar Manajemen Kearsipan di Android Anda bisa dengan leluasa belajar tentang Tipe Peralatan Kearsipan menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini. Unduh DI SINI Demikianlah bahasan saya tentang Tipe Peralatan Kearsipan. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan.